Jag har jobbat som CIO/IT-chef/IT-direktör i ett flertal bolag. Det jag upplevde som en utmaning var att få till långvariga beslut för IT-utveckling och hur IT-resurser skulle användas. Efterhand som kraven från organisationen och omgivningen ökade i ett allt snabbare tempo så blev besluten alltmer kortsiktiga. Ofta var det för många projekt åt gången och ingen eller lite samordning. Den som hade störst möjlighet att påverka fick ofta förtur.
Alla avdelningar inom företaget hade behov av IT-utveckling med samma resurser men olika typ av IT-utveckling. Det kunde vara anpassningar i applikationer, implementation av nytt affärssystem eller CRM men också direkt ”brandkårsutryckning” för att åtgärda akuta problem.
Jag ville ju givetvis öka förmågan för att vi bättre skulle kunna leverera optimal affärsnytta och det innebar framför allt att vi behövde prioritera vad som skulle göras eftersom resurserna inte räckte till.
En förutsättning för att människor skall göra samma prioriteringar är att man har gemensam förståelse om vad som är viktigast. Men det är inte alltid så lätt att förstå. Framförallt inte om som man oftast har för lite kunskap i organisationen om vad IT-utveckling är. Alla vill egentligen bara ha sina behov åtgärdade. De flesta som jobbar i IT-organisationer kan nog känna igen sig. För att få en större effektivitet så behöver projekten prioriteras.
Prioritera projektportföljen men på vilket sätt? Och av vilka?
Det finns ett flertal metoder och processer man kan införa i IT-organisationen för att få bättre kontroll och bättre intern effektivitet såsom ITIL, SCRUM, Kanban, Cobit, etc. Det räcker inte för att få hög effektivitet i organisationen som helhet.
Jag funderade på vad vi skulle behöva för att kunna göra ett bättre jobb att leverera mer affärsnytta till organisationen och kom fram till att det behövs en metod och applikation för prioritering av projektportföljen med fokus på:
- Tydlig process för prioritering av Projektportföljen - hur Projektportföljen skall prioriteras
- Färre projekt åt gången för att få större effektivitet - snabbare leveranser och lägre kostnad.
- Prioritering av Projektportföljen förankrad i organisationen för största engagemang
- Lämplig applikation: Intuitiv, lättöverskådlig och snabb att använda – även i en ledningsgrupp som har ont om tid
Jag började studera prioriteringsmetoder för att hitta en lämplig metod och jag har läst och studerat mängder av artiklar, litteratur, uppsatser, avhandlingar, etc. Ämnet är inte trivialt bl a eftersom alla inblandade har en bias dvs man har en agenda. Man vill påverka så att de egna projekten prioriteras högt. De flesta prioriteringsmetoder är starkt förenklade och är lätta att påverka. (De flesta projekten riskerar att få hög eller högsta prioritet.) Andra metoder är komplexa och blir svåra att använda på regelbunden basis.
AHP (Analytic Hierarchy Process) var den metod jag beslutade att använda. Den började utvecklas på 1980-talet och har skrivits många hyllmeter om men som delvis fallit i glömska. AHP används framför allt i akademiska sammanhang och kräver en hel del beräkningar. Metoden är lätt att förstå i o m att den bygger på parvisa jämförelser. Man behöver bara ta hänsyn till varje enskild jämförelse och inte hålla reda på en längd komplexa samband under prioriteringsarbetet.
Vi har utvecklat en lättanvänd webbapplikation som är baserad på metoden med bl a tillägg för att jämföra olika gruppers prioriteringar för att skapa konsensus, API, anpassning till det egna företagets profil, etc . Applikationen har utvecklats med användaren och användandet i fokus.
Håll till godo!
Mats Olsson
