För att uppnå högre effektivitet behöver man prioritera. Man kan inte göra allting samtidigt. Detta vet alla. Ändå är det många organisationer som försöker att genomföra så många projekt åt gången som möjligt. Listan med projekt blir bara längre samtidigt som projekt som funnits länge på listan ligger kvar.
Att prioritera vilka projekt man skall jobba med handlar lika mycket om att prioritera bort vilka projekt man inte skall jobba med och ta bort från listan.
Ju fler projekt och arbetsuppgifter en person skall hantera desto mer ineffektivt blir arbetet pga ställtid alltså den tid det tar att byta arbetsuppgift och hitta nytt fokus. Studier visar att det kan ta 15-30 minuter varje gång man växlar arbetsuppgift innan man kan arbeta effektivt igen. När det handlar om systemutveckling kan det ta betydligt längre tid framför allt om systemutvecklingen är komplex.
Om man arbetar med enbart ett projekt så kan man ägna 100 % av tiden till det. I de studier som har gjorts har det framkommit att om man däremot skall arbeta med 2 projekt parallellt så kan man tappa så mycket som 20 % av tiden i ställtid. Vid 3 parallella projekt kan man tappa hela 40 % av tiden i ställtid.
Tillverkande industri känner väl till detta och har utarbetat metoder för att få bättre effektivitet med metoder såsom lean production, Just-In-Time, Kaizen, 5S, etc. Men när det handlar om IT-projekt och systemutveckling så är det inte lika vanligt att använda metoder som genomsyrar en hel organisation såsom för tillverkande industri. Det går att arbeta mer strukturerat med IT-projekt men det behöver tas ett större ansvar från högsta ledningen både strategiskt och taktiskt.
När man arbetar med flera projekt samtidigt så kan organisationen uppleva att man arbetar effektivt eftersom det händer mycket. Men det är enbart en illusion. Genom att våga ta beslut om att låta personer och team enbart jobba fokuserat med ett projekt åt gången kan man uppnå hög effektivitet i organisationen.
Framför allt när det handlar om IT-projekt så är det oftast samma nyckelpersoner som sitter på kompetensen för det som skall utföras. Om man då ändå försöker vara alla till lags kommer inte tiden att räcka till med följd att:
- Nyckelpersonerna behöver dela upp sin tid mellan projekten, vilket också kan leda till stor stress.
- Projekten drar ut på tiden och kostar mer än beräknat.
- Organisationen tappar intresset eftersom nya viktigare projekt startas upp.
Det man vinner genom att arbeta fokuserat med ett projekt åt gången är flera saker:
- Nyttan uppnås snabbare
- Kostnaden minskar
- Stressen för inblandad personal minskar
- Kvalitén ökar
- Intresset från organisationen ökar
Prioritera projektportföljen och våga prioritera bort projekt. Det skapar stor nytta och effektivitet i organisationen!